Intranet: Uma Ferramenta Colaborativa para Gestão e Distribuição de Documentos na Empresa

Resumo

A Intranet atualmente é uma grande evolução no que se diz respeito ao acesso a documentos nas empresas, principalmente se comparado com a forma de acesso e compartilhamento tradicional, onde os documentos e as informações são armazenadas em pastas que poderiam sofrer alguns riscos como, por exemplo, o de ser modificado ou danificado, além da dificuldade relacionada à busca de arquivos e também a outros aspectos negativos relacionados as suas limitações físicas. O objetivo deste trabalho é refletir sobre a necessidade das empresas em centralizar suas informações e facilitar o acesso garantindo o acesso dos colaboradores a versão correta do documento que ele pretende acessar. Com base na pesquisa, e considerando o foco do estudo empresas de micro, pequeno e médio porte, é possível entender se a Intranet pode auxiliar numa melhor gestão dos documentos, que resulta na redução de custo com papéis e tempo de serviço, bem como facilita a busca pelas informações. Observa-se que existe um custo inicial de implantação da Intranet que pode variar dependendo do tamanho da empresa e dos requisitos necessários no projeto. Para tal, é necessário ter máquinas com acesso à rede TCP/IP, fator essencial para que a Intranet exista. Outro fator importante é ter um treinamento específico para os funcionários da empresa para que dessa forma possam usufruir de maneira completa os recursos da Intranet sendo possível realizar ações como, por exemplo, fazer uploads de documentos, restringi-los e disponibilizá-los, usar recursos de versionamento e outros. Este trabalho defende que a implantação de um intranet em uma empresa pode garantir outros ganhos, além dos ganhos relacionados a diminuição de papeis, impressão e gestão de documentos internos. A fim de atingir os objetivos deste trabalho, o procedimento metodológico empregado foi, essencialmente, a pesquisa bibliográfica e exploratória.